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POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

 

A QUI S’ADRESSE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

La présente Politique de protection des données à caractère personnel est destinée aux personnes physiques qui rentrent en contact avec nous, en ce compris celles qui :

  • Naviguent sur notre Site ;
  • Demandent des informations relatives aux services de JAFAS

JAFAS vous informe que vos données personnelles seront utilisées conformément à la présente Politique ainsi qu’aux dispositions relatives à la protection des données et de la vie privée en vigueur en Belgique.

DÉFINITIONS

  • Responsable de traitement : la Société JAFAS SRL dont le siège social est établi avenue Prince Regent, 14 à 7020 Nimy, Belgique et dont le N°BCE est le 1041.722.392, lequel détermine les finalités et les moyens des traitements effectués sur ou à partir du Site.
  • Personne concernée : toute personne physique ou morale dont JAFAS traites les données caractère personnel dans le cadre de ses activités (que celle-ci navigue sur ou à partir du Site, qu’elle communique directement dans le cadre d’un rendez-vous en présentiel avec le Responsable de traitement).
  • Donnée à caractère personnel : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
  • Conditions Générales d’Utilisation : les Conditions d’utilisation du site https://jafas.be
  • Le Site : correspond au site internet https://jafas.be;
  • Service : désigne la fourniture par JAFAS de prestations personnalisées de conseil, de recherche et de planification de voyages, également désignées sous le terme « travel planning ».
  • Traitement de données à caractère personnel : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensemble de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, la modification, la consultation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction » .

1.       LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

JAFAS SRL  dont le siège social est établi avenue Prince Regent, 14 à 7020 Nimy, Belgique et dont le N°BCE est le 1041.722.392 est responsable du traitement de données personnelles à partir du site internet https://jafas.be,  (ci-après « la Responsable du traitement).

Le Responsable des traitements peut être contacté à l’adresse admin@jafas.be et au numéro de téléphone +32 489 26 44 67.

La présente « Politique de confidentialité » vous explique la manière dont JAFAS utilise et traite vos données à caractère personnel ainsi que les mesures mises en place pour en préserver la confidentialité et la sécurité.

2.       LES DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL VISÉES

Les catégories de données à caractère personnel qui sont traitées par le Responsable de traitement sont les suivantes :

  • Vos données d’identification (nom, prénom, date de naissance,) ;
  • Vos coordonnées (adresse électronique) ;
  • Vos données accessibles lorsque vous activez votre webcam pour les rendez-vous à distance ;
  • Vos coordonnées téléphoniques (téléphone, GSM) ;
  • Vos données bancaires (numéro de compte pour le paiement par virement bancaire) ;
  • Toutes les informations nécessaires à la réalisation de prestations personnalisées de conseil, de recherche et de planification de voyages par JAFAS ;
  • Vos données de connexion (adresse IP, journaux d’événements, etc.) ;
  • Les données renseignées dans le questionnaire après premier rendez-vous découverte à savoir :
    • Vos données susceptibles de révéler la santé telles que les allergies ou intolérances alimentaires, renseignements de santé strictement nécessaires à l’organisation d’adaptations pratiques.  Une fiche de consentement distincte est prévue spécialement à cet effet.
    •  Le budget que vous prévoyez dans le cadre de l’organisation de votre voyage ;
    • Les activités souhaitées, les préférences de repas
    • Les données relatives aux enfants et besoins pratiques
    • Le Transport et la mobilité
    • L’hébergement et le confort souhaité
    • Les formalités et documents de voyage

3.       LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Vos données sont collectées et traitées en conformité avec les législations belges et internationales, principalement le Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation – ci-après dénommé « RGPD » ainsi que la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

JAFAS est consciente et attentive de votre droit d’être informé sur la manière dont sont traitées vos données et les informations susceptibles de vous identifier (nom, prénom, adresse(s), numéro(s) de téléphone, adresse(s) électronique, etc.) que vous êtes susceptibles de lui communiquer.

Les seules données auxquelles elle a accès sont celles que vous lui communiquez volontairement.

JAFAS assure la sécurité de vos données, en vue de prévenir une éventuelle perte, ou divulgation non autorisée.

4.       LES FINALITÉS DU TRAITEMENT DE DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

Conformément à l’article 13 du Règlement, les finalités spécifiques et limitées du traitement des données personnelles sont communiquées à la personnes concernée.

JAFAS traite toutes les données personnelles nécessaires pour mettre en œuvre les principales missions et finalités suivantes :

  • Pour la gestion de votre dossier :  JAFAS doit pouvoir vous contacter pour confirmer votre rendez-vous, gérer les paiements, réaliser des recherches de travel planner conforme à vos demandes, assurer le service publicitaire, etc…
  • Pour nous conformer à nos obligations légales ;
  • Pour l’information et l’accompagnement proactifs ou non. Notre personnel et autres personnes habilitées (soumises à des obligations de confidentialité) peuvent gérer vos données pour vous informer des nouvelles options disponibles sur notre site et pour vous assister dans le cadre de l’utilisation de nos services.
  • Pour la bonne gestion et l’amélioration de nos services, et pour réprimer la fraude, grâce à des mesures de sécurité et de protection des données, des biens et de personnes.
  • Pour vous envoyer des newsletters : Nous traitons également vos données à caractère personnel pour pouvoir vous envoyer des messages et notifications de marketing. Ces messages comprennent les dernières nouvelles, les ristournes et les mises à jour à propos de nos services (par courriel), quel que soit le format utilisé pour partager ces genres de messages (y compris par e-mail).

La base de licéité de ce traitement des données à caractère personnel est l’intérêt légitime. Toutefois, si nous vous transmettons des newsletters sans lien avec les services auxquels vous avez déjà souscrit, la base de licéité est votre consentement. Chaque fois que vous modifiez vos préférences de réception de ce genre de messages et notifications, vous pouvez vous désinscrire en cliquant sur le lien repris dans le message en question.

 

5.       BASE(S) DE LICÉITÉ APPLICABLE(S) POUR LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Conformément au RGPD, notre base de licéité varie en fonction du type de traitement de vos données personnelles.

Les bases légales vous concernant sont les suivantes :

  • Obligations légales. Dans certains cas, vos informations personnelles seront nécessaires pour respecter nos obligations légales (par exemple, faire suite aux plaintes d’utilisateurs, répondre aux injonctions des autorités, respecter nos obligations comptables, etc..).
  • Réalisation d’un contrat. En accédant ou en utilisant le Site, vous nous demandez de vous fournir des Services conformément aux Conditions Générales d’Utilisation. Pour cela, nous devons traiter certaines de vos Informations Personnelles (comme votre adresse IP, vos coordonnées et données financières pour gérer les paiements). Toutes les informations personnelles traitées en vue de vous fournir le Service conformément au devis signé, le sont sur base de l’exécution de votre contrat.
  • Intérêt légitime. Nous pourrions utiliser certaines de vos informations personnelles lorsque nous avons des raisons commerciales légitimes de le faire. Nous utilisons ces informations pour exploiter, améliorer et promouvoir les Services (par exemple, lorsque nous vous transmettons une newsletter basée sur un service similaire à celui pour lequel vous avez déjà souscrit).
  • Consentement. Dans certains cas, nous pouvons être amenés à vous demander votre consentement pour traiter et utiliser vos informations personnelles afin de fournir des services supplémentaires. Tel est le cas lorsque nous vous demandons des données de santé, des photographies vous représentant ou encore en ce qui concerne l’utilisation des cookies non essentiels et non fondés sur notre intérêt légitime. Dans cette hypothèse, vous pouvez soit désactiver directement le cookie basé sur votre consentement, soit retirer votre consentement en nous contactant à l’adresse suivante: admin@jafas.be.

6.       RECUEIL DE DONNÉES

JAFAS collecte vos données personnelles lorsqu’elle sollicite vos coordonnées en vue d’assurer ses obligations contractuelles.

Lorsque vous contactez JAFAS par téléphone, par email, lorsque vous complétez un questionnaire visant à définir vos besoins, JAFAS collecte vos données personnelles. Le traitement de vos données personnelles est nécessaire à JAFAS pour pouvoir vous identifier et communiquer avec vous.

Les données personnelles que vous confiez lors des rendez-vous sont confidentielles et JAFAS s’engage à ne pas les divulguer à des tiers.

Les seules hypothèses dans lesquelles JAFAS peut être amenée à dévoiler les données confidentielles qui lui sont confiées sont uniquement celles qui lui sont imposées par la loi :

  • devant une juridiction ou une commission d’enquête parlementaire, lorsque l’enquête l’exige ;
  • si le client est mineur, lorsqu’il s’agit de parents d’enfants mineurs, étant donné qu’ils sont civilement responsables et disposent du droit de décision quant aux aspects fondamentaux de l’éducation tels que l’enseignement et la santé ;
  • lorsque le client donne son accord, est dans l’incapacité d’exprimer sa volonté et lorsqu’une situation d’urgence se présente.

Le traitement de vos données personnelles est donc nécessaire pour assurer l’exécution du contrat de prestation de services de coaching signé avec JAFAS.

Vos données sont également traitées à travers l’utilisation de cookies lorsque vous naviguez sur le Site de JAFAS ou que vous activez votre webcam dans le cadre d’un rendez-vous par vidéoconférence.

Les seules données auxquelles JAFAS a accès sont celles que vous lui communiquez volontairement.

Vos données personnelles sont également utilisées pour vous aider et améliorer nos services.

7.       DURÉE DE LA CONSERVATION DE VOS DONNÉES

JAFASne conserve vos données que pendant le temps raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies, et en accord avec les exigences légales.

Pour les données de facturation : ces données peuvent être conservées pour une durée maximale de 7 ans après la fin de la prestation de travel planning. À dater de la fin du délai de conservation, vos données nécessaires à la facturation seront automatiquement supprimées.

Pour les données liées à la gestion de votre dossier : vos données sont conservées aussi longtemps que vous êtes client et trois ans suivant la fin de la prestation du Service contracté.

Pour les données liées à l’amélioration de nos Services : ces données peuvent être conservées aussi longtemps que vous faites appel à nos services et seront supprimées dans l’année suivant votre demande de ne plus conserver vos données personnelles.

Pour les données liées à la promotion de nos Services : ces données peuvent être conservées aussi longtemps que vous faites appel à nos services et/ou aussi longtemps que vous ne nous avez pas communiqué votre intention de vous désinscrire à notre mailing liste liée à la promotion de nos services.

Vos données seront supprimées aussitôt que vous en faites la demande à l’adresse suivante : Admin@jafas.be

8.       COMMUNICATION DE VOS DONNÉES

Vos données peuvent être transmises à des personnes qui agissent en notre nom, et pour notre compte, telles que les membres de notre personnel, en vue de leur traitement en accord avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. 

Nous pouvons également faire appel à des sous-traitants tels que ODOO pour gérer vos données dans un CRM qui nous est dédié. La politique de protection des données à caractère personnel relative au logiciel ODOO est disponible à l’adresse suivante :

https://www.odoo.com/fr_FR/privacy

Vos données sont hébergées sur le territoire UE et ne sont pas transmises à des tiers situés hors UE.

 

9.       DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION, DE LIMITATION, D’EFFACEMENT ET DE PORTABILITÉ 

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez du droit d’accéder à vos données, de les rectifier en cas d’inexactitude, ou de les supprimer. 

Afin de satisfaire votre demande, nous vous demanderons de signer votre demande. Nous pouvons à cet égard vérifier votre identité pour nous assurer que vous êtes bien la personne concernée.

Votre demande par courrier électronique doit être aussi détaillée que possible – nous avons besoin d’une description exacte des données, de la finalité pour laquelle elles ont été collectées et de la manière dont elles ont été collectées. N’oubliez pas de mentionner le ou les droits que vous souhaitez exercer.

Si vous souhaitez que JAFAS supprime vos données définitivement, vous devez également motiver spécifiquement votre demande. Nous nous engageons à le faire dans les meilleurs délais, sauf évidemment en ce qui concerne les informations nécessaires au respect de nos obligations légales.

Pour toute demande relative à vos droits, vous pouvez contacter JAFAS par courriel :  admin@jafas.be qui traitera votre demande dans un délai de 30 jours à compter de la réception de votre demande. Veuillez noter que ce délai peut être prolongé, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Vous disposez également du droit à une limitation du traitement relatif à vos données, ainsi que du droit de vous opposer au traitement pour les données dont la base de licéité porte sur votre consentement.

Vous avez également le droit d’obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant lorsque ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

Enfin, vous disposez également du droit de déposer plainte auprès de l’Autorité de protection des données : www.autoriteprotectiondonnees.be/

Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Tel. : +32 (0)2 274 48 00

Télécopie : +32 (0)2 274 48 35

 Courriel : contact@apd-gba.be 

 

10.  SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DE VOS DONNÉES

L’accès à vos données est limité aux gérants et membre du personnel de JAFAS, agents et à ses sous-traitants qui doivent y avoir accès, et qui observent de stricts standards de confidentialité dans le cadre du traitement de vos données personnelles.

JAFAS met en place des mesures de sécurité adaptées aux données et aux risques du traitement tels que :

  • Contrôle d’accès numérique  ;
  • Règles d’authentification au CRM ;
  • Sauvegardes régulières du CRM qui conserve vos données ;
  • Mesures de chiffrement ;

 

11.  WEBCAM

Lorsque vous activez votre webcam (sur Google Meet pour exemple) le site ou l’application qui permet son activation doit respecter votre vie privée. La politique de connexion par webcam doit donc être vérifiée par l’Utilisateur avant l’activation de la web cam car cette technologie permet de recueillir vos données via la webcam lors de l’exploitation du site web.

La connexion webcam recueille des informations non personnelles telles que le type de navigateur, la langue, le site de référence et la date et l’heure de chaque demande de visiteur. La Webcam peut toutefois lors de sa connexion libérer des informations potentiellement personnelles telles que les adresses IP (Internet Protocol) pour les utilisateurs connectés et les utilisateurs qui laissent des commentaires sur les blogs / sites tels que teams, google meet et autres sites web vous pourriez utilisez pour interagir avec JAFAS. Vous êtes donc invité à vérifier les politiques de confidentialité des site-web et applications qui permettent l’activation de webcam avant de prendre un rendez-vous à distance avec JAFAS.

 

12.  Décisions automatisées

JAFAS ne réalise pas de profilage ni ne rend une décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires.

13.  MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La version de la politique applicable est celle mise à disposition au moment de la collecte ou de l’utilisation concernée, disponible sur le Site et, sous réserve des informations particulières communiquées aux personnes concernées. Toute modification substantielle sera portée à leur connaissance par courriel 15 jours avant l’entrée en vigueur de la nouvelle politique.

JAFAS n’apportera aucune modification susceptible de réduire le niveau de protection de vos droits, tels que garantis par la présente Politique de confidentialité, sans obtenir votre consentement préalable.

Pour tout complément d’informations, ou si vous désirez nous transmettre des recommandations, vous pouvez nous adresser un mail à l’adresse suivante : admin@jafas.be.